Rada Organizacji Pozarządowych wystosowała pismo do władz samorządu województwa warmińsko-mazurskiego w sprawie nowego okresu programowania funduszy unijnych na lata 2014-2020.
Nowy okres programowania funduszy unijnych w Polsce na lata 2014–2020 odsłonił nowe możliwości i nowe wyzwania dla naszego województwa. Przedstawiciele wszystkich trzech sektorów - przedsiębiorcy, organizacje pozarządowe i instytucje z nadzieją powitały szanse jakie stawia przed nimi Regionalny Program Operacyjny Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020. Pojawiło się wiele pomysłów na to w jaki sposób wykorzystać środki unijne w celu poprawy sytuacji naszego województwa w sferze społecznej, infrastrukturalnej, przedsiębiorczości, rynku pracy, edukacji, kultury, ochrony środowiska.
Niestety pierwsze konkursy ogłoszone w ramach RPO w dziedzinie włączenia społecznego, rynku pracy i edukacji wzbudziły zaniepokojenie podmiotów uprawnionych do aplikowania o środki w ramach RPO. Ze strony Wnioskodawców, federacji, sieci funkcjonujących na terenie województwa, grup roboczych oraz założonej na Facebooku grupy dyskusyjnej odnośnie RPO skupiającej ponad 500 członków spływają niepokojące sygnały dotyczące barier utrudniających skuteczne ubieganie się o fundusze, a co za tym idzie powodują kolejne opóźnienia w kontraktowaniu środków i wpływają na zniechęcenie podmiotów uprawnionych do starania się o fundusze. W konsekwencji może to doprowadzić do niewykorzystania alokacji przewidzianej dla naszego województwa i stratą szansy rozwiązania wielu problemów naszego województwa dzięki środkom pochodzącym z funduszy strukturalnych.
Z docierających do Członków Komitetu Monitorującego RPO wynika, iż główne bariery w aplikowaniu o środki RPO to:
Niejasne zapisy regulaminów konkursów powodujące rozbieżności w rozumieniu wytycznych do przygotowania wniosków.
Z otrzymanych informacji wynika, iż Regulaminy konkursów są często napisane językiem mało przystępnym, zdarzają się zapisy nawzajem się wykluczające, np. dany konkurs nie dotyczy konkretnej grupy docelowej a zapisy dokumentacji tego nie przewidują. Charakter zapisów regulaminów nie oddaje charakteru wsparcia, jaki ma zostać zaproponowany we wniosku, co powoduje iż Beneficjent dopiero po ocenie merytorycznej dowiaduje się, iż oczekiwano innej formy działań. Niestety jest to często ocena negatywna.
Ponadto zdarzają się rozbieżności pomiędzy jakością dokumentacji proponowanych przez poszczególne IOK, nie ma ujednoliconego standardu i kształtu dokumentacji. Dodatkowo Beneficjenci mają wątpliwości, czy przygotowując wniosek posługując się regulaminem – który jest najważniejszym dokumentem dotyczącym przygotowania wniosku - spełnią wszystkie kryteria, ponieważ pojawiają się zapisy mówiące o tym, że „w przypadku sprzeczności Regulaminu z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, zastosowanie mają właściwe przepisy prawa powszechnie obowiązującego”.
Niewystarczający system wsparcia Beneficjentów w procesie uzyskiwania szczegółowych informacji odnośnie ogłaszanych konkursów.
Podmiotami świadczącymi usługi informacyjne dla Beneficjentów RPO są Punkty Informacji o Funduszach Europejskich w Olsztynie, Ełku i Elblągu. Niestety jakość wsparcia świadczonego przez PIFE jest bardzo niska. Uzyskanie natychmiastowej informacji telefonicznej jest wręcz niemożliwe, ogranicza się do przyjęcia pytania i deklaracji oddzwonienia z informacją do Beneficjenta, natomiast uzyskanie informacji drogą mailową trwa często kilka dni. Przy krótkich okresach na przygotowanie wniosku jest to bardzo niekomfortowa sytuacja ponieważ brak konkretnej informacji blokuje pracę nad przygotowaniem koncepcji projektu.
Informacje udzielane przez PIFE w wielu przypadkach były również błędne lub wymijające, zdarzały się również przypadki odmowy udzielenia odpowiedzi ze względu na złożoność zapytania. W styczniu 2016 r. doszło do sytuacji kiedy w tygodniu poprzedzającym nie można było skontaktować się z PIFE ponieważ większość pracowników przebywała na zwolnieniu lekarskim.
Nie działa również system FAQ – najczęściej zadawanych pytań. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania odnośnie poszczególnych konkursów nie są zamieszczane, lub pojawiają się tuż przed zamknięciem konkursu.
Niska jakość spotkań informacyjnych organizowanych dla Beneficjentów w ramach poszczególnych konkursów.
Beneficjenci mają możliwość uczestniczenia w spotkaniach informacyjnych organizowanych przez Instytucje Ogłaszające Konkurs. Niestety jakość spotkań jest bardzo niska i ogranicza się często do odczytania Regulaminu konkursu, nie podawane są praktyczne wskazówki i zasady wg których należy przygotować wnioski. Podczas spotkań niejednokrotnie panowała atmosfera chaosu i rozbieżności pomiędzy pracownikami IOK co do rozumienia zapisów Wytycznych.
Niewystarczające wsparcie Beneficjentów w procesie przygotowania wniosku.
W poprzednim okresie programowania funduszy unijnych na lata 2007-2013 Beneficjenci mieli możliwość bezpłatnego skonsultowania przygotowywanego wniosku u doradców Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego. Usługa ta cieszyła się dużą popularnością i wpływała na wysoką jakość przygotowywanych projektów. Dzięki niej Beneficjent był przeprowadzany przez wszystkie etapy przygotowania wniosku zgodnie z Wytycznymi, otrzymywał natychmiastową pomoc. W obecnym okresie Programowania zrezygnowano z finansowania ROEFS-ów, nie proponując Beneficjentom nic w zamian. Podmioty aplikujące o środki nie mają żadnego bezpłatnego wsparcia doradczego, co wpływa na niską jakość przygotowywanych wniosków. Wsparcie te miało być częścią pracy PIFE, niestety do tej pory nie zostało uruchomione. Zatem jedyna możliwość uzyskania pomocy przez Beneficjentów to działalność firm consultingowych, które posiadają ofertę płatną.
Niewystarczające wsparcie szkoleniowe Beneficjentów.
W poprzednim okresie programowania funduszy unijnych na lata 2007-2013 Beneficjenci mieli możliwość bezpłatnego udziału w szkoleniach organizowanych przez Regionalne Ośrodki Europejskiego Funduszu Społecznego. Szkolenia dotyczyły różnych aspektów przygotowania wniosków i realizacji projektów, obejmowały formułę praktyczną i teoretyczną. W obecnym okresie Programowania zrezygnowano z tej formuły wsparcia proponując w zamian doraźne szkolenia, realizowane przez wyłonione w drodze przetargów firmy. Jakość oferowanych szkoleń jest bardzo niska, spotkania prowadzone są zazwyczaj w formule konferencyjnej, nie przewiduje się warsztatów nastawionych na rozwój umiejętności i praktyczne wskazówki dla Beneficjentów. Szkolenia prowadzone są przez osoby nie znające specyfiki RPO naszego województwa, a firmy organizujące ten rodzaj wsparcia często szukają trenerów do ostatniej chwili proponując niskie stawki, co wpływa na zaniżoną jakość spotkań.
Problemy z Lokalnym Systemem Informatycznym LSI MAKS2.
Wiele kwestii problemowych dotyczy przygotowywania wniosku za pomocą LSI MAKS2. Aplikacja jest mało przejrzysta, dostępna tylko w formie on-line, co powoduje brak możliwości pracy bez podłączenia do Internetu oraz zwiększa szanse utraty danych. Wielokrotnie zdarzało się, iż była niedostępna z powodu awarii, konserwacji, dużego obciążenia spowodowanego ilością przygotowywanych wniosków. Wiele okien do wypełnienia jest mało czytelnych, pojawiają się niezgodności informacji zawartych w aplikacji z Regulaminami konkursów (np. brak lub błędnie wskazane wskaźniki obligatoryjne).
Przedstawione powyżej problemy to tylko najważniejsze aspekty, które obserwujemy i o których jesteśmy informowani przez wnioskodawców. Naszym celem jest podjęcie dialogu i wspólne poszukiwanie rozwiązań. Dlatego proponujemy zorganizowanie spotkania, podczas którego możemy szerzej omówić poszczególne wątki i uzupełnić je konkretnymi przykładami.
Pismo zainspirowane przez członków Komitetu Monitorującego RPO współpracujących z Radą Organizacji Pozarządowych Województwa Warmińsko-Mazurskiego: Macieja Bielawskiego, Bartłomieja Głuszaka, Wojciecha Zalewskiego, Tomasza Piłata, Urszuli Podurgiel, Beaty Wrzosek, Małgorzatę Ofierską.
Pismo do wiadomości:
1. Lidia Wójtowicz – Dyrektor Departamentu Polityki Regionalnej
2. Wiesława Przybysz – Dyrektor Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej
3. Michał Opieczyński – Dyrektor Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego
4. Zdzisław Szczepkowski – Dyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy
5. Radosław Zawadzki – Dyrektor Departamentu Koordynacji Promocji
6. Wioletta Śląska-Zyśk oraz Marek Borowski – Współprzewodniczący Rady Działalności Pożytku Publicznego Województwa Warmińsko-Mazurskiego